Cómo manejar el envío FBA de Amazon y las devoluciones

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Los vendedores FBA comúnmente dejan que Amazon se encargue de todo.

Si realmente deseas tener un negocio FBA exitoso, no puedes tomar riesgos. Esto es lo que necesitas saber sobre los envíos FBA de Amazon y las devoluciones.

Manejo del envío FBA

Existen varias partes en la línea de tiempo de cualquier artículo que es enviado, así que empecemos desde el principio y veamos algunos consejos para las etapas que tú controlas.

Envío de tu inventario desde el proveedor

Primeramente, a menos que seas un fabricante o trabajes directamente con un proveedor local, tienes que hacer que te envíen tu inventario (algunos envían directamente del proveedor a Amazon, pero la mayoría quieren inspeccionarlo y prepararlo para Amazon).

Esto no es complicado si estás enviando dentro del país, pero una gran cantidad de vendedores están exportando desde el extranjero. Ahora, sin el deseo de desanimar a nadie, existen muchas reglas complejas cuando se trata de importar y hay muchas cosas que pueden salir mal con el envío. Los vendedores ingenuos han descubierto esto a la mala.

Para empezar, estás tomando una decisión sobre cómo se te hará llegar el inventario; ¿se transportará por aire o por mar? El transporte aéreo es más rápido, pero significativamente más costoso, mientras que el transporte marítimo se toma un mínimo de cuatro a seis semanas y es más económico. En cualquier caso, puede haber retrasos como congestión en los puertos o huelgas, así que es importante tener tiempo de sobra. No es buena idea el esperar hasta que se te está acabando el inventario o a una fecha importante para la que quieres estar preparado.

Cuando llegue el inventario al país, el siguiente problema es pasar por aduana. El mejor consejo que puedo darte es que conozcas las reglas por adelantado y estés listo. Por ejemplo, tienes que saber qué se requiere en lo relacionado a:

  • Documentos para probar que tu inventario es genuino (las aduanas pueden destruir productos que sospechan que son falsificados).
  • Etiquetas del país de origen.
  • Cualquier documento que tenga que presentarse antes de la llegada del envío.

Consejo profesional: Encuentra a un corredor experimentado y confiable de aduanas que se pueda encargar de introducir el inventario al país por ti. Busca a alguien que tenga experiencia en importar una categoría particular de productos y que te pueda informar sobre las reglas.

A veces, los requisitos de etiquetado tienen que considerarse con tu fabricante y organizarse por adelantado. Esta es un área un poco compleja ya que comúnmente depende del agente de aduana que inspeccione tu envío. Algunos vendedores han exportado exitosamente un producto por meses hasta que un agente en particular mira más de cerca y encuentra un problema. La mejor opción es informarte bien antes de tiempo y seguir las reglas para tu categoría particular de productos.

Para ver una lista de requisitos generales, estas son algunas cosas revisadas por aduana:

  • Facturas correctas y claras.
  • Una declaración clara del valor de los productos (para poder calcular impuestos).
  • Etiquetas y embalajes correctos en los productos de acuerdo con las regulaciones de su categoría.
  • Que el número de los productos coincida con el número que se ha facturado (en caso de que quieras introducir algunos extras sin pagar impuestos).
  • Que tu envío no contenga productos ilegales o prohibidos.

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Envío de tu inventario a un almacén de Amazon

Cuando tus productos hayan pasado la aduana, el siguiente paso será revisar tu envío y prepararlo para enviarlo a Amazon. Estos son un par de pasos para preparar tu envío desde la “shipment creation workflow” en tu cuenta de vendedor.

#1. Prepara tu inventario
Existen cuatro opciones disponibles para preparar tu inventario y enviarlo a Amazon:

  • Todo en una caja. No tienes que proporcionar detalles extras aquí, pero sí tienes que aclarar fechas de caducidad, si aplica, así como el peso y dimensiones de la caja.
  • Un SKU por caja. Para envíos en varias cajas en las que es solo un SKU por caja, tendrás que enviar información de contenido de caja por uno de los métodos preferidos de Amazon.
  • Más de un SKU por caja (total de 10 cajas o menos). Usa esta opción si cumples con lo siguiente: menos de 25 SKU, 10 cajas o menos en total y más de un SKU por caja. Tendrás que enviar información de contenido de caja.
  • Más de un SKU por caja (más de 10 cajas). Usa esta opción si tienes más de 10 cajas, tienes más de un SKU por caja y tienes más de 25 SKU. Puedes enviar la información de contenido de caja mediante Excel o códigos de barras 2D.

Un consejo que muchos vendedores online utilizan es empacar las cajas primero por eficiencia, y después anotar el número de caja en el formulario cuando estés satisfecho con el empaquetado. Esto ayuda a agilizar un poco el proceso y a evitar el movimiento de artículos y cambios en el formulario.

#2. Proporciónale a Amazon tu información de contenido de caja

Una nota importante es que, a partir de noviembre de 2016, es un requisito el que los vendedores FBA proporcionen detalles de nivel de caja correctos a Amazon en todos los envíos enviados a sus almacenes. El no hacerlo puede resultar en un cargo aplicado por artículo recibido y un registro más lento, así que toma tu tiempo para hacerlo bien.

#3. Verifica cualquier discrepancia

Tan pronto como tu inventario haya sido registrado por Amazon, es importante revisar que se haya introducido el número correcto. Ocasionalmente suceden errores, así que envía tu pregunta si tu cuenta no parece correcta dentro de unos días.

Gestión de las devoluciones FBA

Las devoluciones son malas para los negocios. No solo perderás en la devolución misma, sino que además tu cuenta puede perder su buena reputación con Amazon si recibes demasiadas, lo que puede resultar en suspensión. Es en tus mejores intereses el revisar que todo esté bien.

¿Qué significa esto? Estos son algunos puntos de acción cuando se trata de devoluciones FBA:

  1. Revisa que el producto realmente haya sido devuelto. Los clientes tienen 45 días para regresar el producto y, si no lo han hecho, Amazon debe automáticamente reembolsarte la devolución que ya se ha debitado de tu cuenta.
  2. Por cualquier producto que se considere “invendible” (dañado, defectuoso o dañado por el usuario), tendrás que hacer algo al respecto. Se te seguirá cobrando por inventario que esté sobre el estante como invendible, así que tienes tres opciones: revísalo y haz que se mueva al inventario vendible si está en buena condición; haz las reparaciones necesarias para ponerlo de vuelta en inventario; o sácalo del inventario y cancélalo..
  3. Entiende por qué se devolvió el producto. Si tus productos son constantemente devueltos como “defectuosos,” tal vez recibiste un mal lote de tu proveedor. Los daños (si no fueron causados por Amazon) pueden deberse a un mal empaquetado. Tienes que revisar las razones de cualquier devolución, ir a la raíz de la causa y determinar si tienes que hacer algo para evitar que pase de nuevo. Por ejemplo, tal vez tengas que contactar al proveedor y discutir la calidad del producto, o quizá necesites modificar el empaquetado.
  4. Revisa tus descripciones del producto. ¿Están recibiendo los clientes exactamente lo que pueden esperar según la descripción que leyeron? Si recibes devoluciones debido a que el producto no cumplió con sus expectativas, tal vez sea tiempo de revisar tu publicación y arreglar todo lo que sea poco claro.

Ser proactivo al manejar las devoluciones no solo te ayudará a evitar pérdidas futuras, sino que también te ayudará a mantener tu buena reputación con Amazon. No te tomes las devoluciones a la ligera; el impacto en tu cuenta puede ser difícil de remediar.

Notas para el cuarto trimestre

El último trimestre del año es comúnmente un periodo en el que los vendedores mueven más inventario que en los otros tres trimestres combinados. Esto significa que debes darle especial atención a los envíos y devoluciones FBA de Amazon.

Estos son algunos consejos rápidos:

  • Organiza tu inventario con anticipación. Los vendedores principales le envían el inventario a Amazon desde septiembre.
  • Nota las fechas clave de Amazon para el cuarto trimestre. Suele haber una fecha límite para enviar tus productos, especialmente para vendedores nuevos o de ciertas categorías.
  • Usa una buena herramienta de manejo de inventario y previsión para tenerlo controlado. Forecastly es una herramienta excelente que te ofrece previsión de inventario, así como funciones de reconciliación.
  • Quita todas las devoluciones del inventario tan pronto como sea posible, ya que las cuotas de almacenamiento de Amazon aumentan durante el cuarto trimestre.

Comentarios finales
Al ser vendedor FBA, Amazon se encarga de tu logística, envíos y devoluciones, lo que te da libertad para hacer otras cosas; pero los vendedores más exitosos se mantienen proactivamente involucrados.

Haz tu investigación cuando se trate de envíos FBA y asegúrate de familiarizarte con las reglas, ya que cualquier discrepancia puede causarte retrasos costosos en tu inventario. Mantenerte al día con información nueva, como la reciente amnistía del impuesto de ventas, te ayudará a cumplir con regulaciones importantes.

Aunque las devoluciones son parte normal de las ventas online, no las tomes como algo casual. Investiga a detalle la razón de estas, especialmente si se vuelven más frecuentes. Manejar de forma eficiente los envíos y devoluciones FBA de Amazon es clave para todo negocio exitoso.